個人情報保護規程

第1章　総則

第1条　目的

本規程は、合同会社トイロライフ（以下「当事業者」という。）が運営する事業において取り扱う個人情報について、 適正な使用、保存、管理および破棄を行うことにより、利用者およびその家族の権利利益を保護し、 個人情報の保護に関する法律その他関係法令を遵守することを目的とする。

第2条　適用範囲

本規程は、当事業者の役員、管理者、看護師、介護士、事務職員、業務委託者等、 事業に従事するすべての者に適用する。

第2章　個人情報の定義および管理体制

第3条　個人情報の定義

本規程における個人情報とは、個人に関する情報であって、氏名、生年月日、住所、電話番号、家族構成、 健康状態、診療・看護・介護に関する情報等、特定の個人を識別できる情報をいう。

第4条　管理責任者

当事業者は、個人情報の適正な管理を行うため、個人情報管理責任者を置く。

第3章　個人情報の取得および使用

第5条　取得方法

個人情報は、利用目的を明確にしたうえで、適正かつ公正な手段により取得する。

第6条　利用目的

取得した個人情報は、次の目的の範囲内でのみ利用する。

• 訪問介護・看護サービスの提供および報告書の作成
• 医師、医療機関、介護支援専門員、関係事業所等との連携
• 法令等に基づく報告・届出
• サービスの質向上を目的とした内部資料作成。ただし、個人が特定されない形に限る。

第7条　目的外利用の禁止

本人の同意または法令に基づく場合を除き、前条の利用目的の範囲を超えて個人情報を利用してはならない。

第4章　個人情報の保存・管理

第8条　管理方法

個人情報の管理は、当事業者の運営管理者が一元的に行うものとする。

当日サービスを担当する職員は、業務遂行に必要な範囲に限り、 パスワード制限等の安全管理措置が講じられた情報を閲覧することができる。

第9条　保存・印刷等の制限

当事業者は、業務上やむを得ない場合を除き、個人情報の保存、印刷、私的端末への保管および複製を原則として禁止する。

職員は、個人情報を私物の端末、記録媒体、クラウドサービス等に保存してはならない。

第10条　閲覧期間の制限

職員が閲覧可能な個人情報は、当該利用者へのサービス提供期間中に限るものとし、 サービス終了後は速やかに閲覧できない状態とする。

第11条　紙媒体の管理

紙媒体の個人情報は、事務所内の施錠可能なロッカーに保管し、 関係者以外が閲覧または持ち出しできないよう厳重に管理する。

第12条　電子データの管理

電子データによる個人情報は、以下の安全管理措置を講じた機器およびシステムにより保存・管理する。

• パスワード設定および定期的な変更
• アクセス権限の設定による利用者制限
• ウイルス対策ソフト等による不正アクセス防止
• その他、情報漏えい防止のために必要な措置

第5章　個人情報の提供および開示

第13条　第三者提供

本人の同意なく、第三者に個人情報を提供してはならない。ただし、次の場合を除く。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
• 医療・介護サービスの円滑な提供のため、業務上必要な範囲で関係機関と情報共有する場合

第14条　開示・訂正・利用停止

本人またはその代理人から、自己の個人情報について開示、訂正、利用停止等の求めがあった場合は、 法令に基づき適切に対応する。

第6章　個人情報の破棄

第15条　破棄方法

個人情報を破棄する場合は、以下の方法により、復元不可能な状態で適切に破棄する。

• 紙媒体の個人情報は、シュレッダー処理または溶解処理等により復元不可能な方法で破棄する。
• 電子データは、専用ソフトの使用等により復元不可能な方法で完全に消去する。

第16条　破棄記録

必要に応じて、個人情報の破棄日時、方法、担当者を記録する。

第7章　事故対応および教育

第17条　事故発生時の対応

個人情報の漏えい、滅失、毀損等の事故が発生した場合は、 速やかに個人情報管理責任者に報告し、被害拡大防止および再発防止策を講じる。

第18条　職員教育

当事業者は、個人情報保護に関する研修を定期的に実施し、 職員の意識向上および適正な取扱いの徹底を図る。

第8章　雑則

第19条　規程の見直し

本規程は、法令改正または運用状況に応じて、必要に応じ見直しを行う。

第20条　施行

本規程は、令和6年6月6日より施行する。

合同会社トイロライフ